Lo que los operadores preguntan antes de entrar.

Un sistema de operaciones para tour operadores. Reúne en un solo lugar las reservas que entran por cualquier canal, la hoja de operaciones de cada día, la asignación de guías, choferes, vehículos y equipo, y lo que el staff necesita ver en el celular para ejecutar la salida. No es un motor de reservas al que le agregaron operaciones; es al revés: la operación es el centro, y las reservas son lo que la alimenta.

Para la operadora ya formalizada: oficina, dos o tres coordinadores, flota propia o mixta, y entre 20 y 100 salidas al día en temporada. Si hoy arma el día en un chat de WhatsApp, una hoja de cálculo y la memoria de alguien, Tour Journey le calza. Si es un guía independiente con dos o tres salidas al día, probablemente le quede grande por ahora.

Reemplaza la parte de operaciones, no la de distribución. Muchos operadores mantienen Bokun por su conexión con Viator y otras OTAs, y usan Tour Journey para todo lo que pasa después de que la reserva entra: confirmar, asignar, cargar, salir. Tour Journey recibe esas reservas por conexión directa, en segundos, así que no tiene que digitarlas dos veces.

Lo que Tour Journey todavía no hace es vender: no hay una página pública de reservas ni cobro en línea propio. Si hoy vende por un canal, ese canal se queda donde está.

El panel de operaciones está en español, y la versión en inglés está en beta: la activamos operadora por operadora, y hoy cubre todo el panel. La vista del staff en el celular y el Centro de ayuda siguen en español.

Lo que recibe el pasajero sale en su idioma, español o inglés: la confirmación, los correos de modificación, cancelación y recibo, y la página de su reserva. El idioma se define por reserva, por agencia o para toda la empresa. El texto libre de sus plantillas lo redacta usted, en el idioma que prefiera.

Es la vista central de Tour Journey: todas las salidas de una fecha, agrupadas por hora y producto, con cada reserva y las casillas de guía, chofer, capitán, vehículo y equipo. Desde ahí asigna, ve qué falta, publica e imprime. Es el reemplazo directo de la hoja de cálculo que hoy alguien arma cada noche.

Hoy no. Tour Journey le muestra todo lo que necesita para decidir bien y rápido: quién está libre, quién ya tiene salida a esa hora, cuántas horas lleva acumuladas, qué vehículo está en uso, y le marca los choques antes de que publique. La decisión sigue siendo suya. Estamos trabajando en un asistente de asignación que proponga el día completo; cuando esté en producción lo va a ver anunciado aquí y en el sistema.

Mientras arma el día, los cambios son solo suyos. Cuando publica, cada guía, chofer y capitán ve su día en el celular: salidas, pickups, pasajeros, notas y el kit que le toca. Si después cambia algo, vuelve a publicar y la próxima vez que esa persona abra su día ve la versión nueva.

Todavía no hay notificación al celular: si el cambio es de último minuto, avísele igual por el canal de siempre. La app sí muestra a qué hora se publicó la versión que está viendo, para que nadie trabaje a ciegas con una hoja vieja.

Solo su día: sus salidas, a qué hora, dónde recoger a quién, cuántos pax, las notas de la reserva, la hora de salida desde su base y su semana completa. No ve tarifas, ni reservas de otros, ni la operación completa.

Y puede hacer tres cosas: marcar cada pickup como recogido o no-show (con nota), aceptar el kit de su salida escaneando el QR y devolverlo al volver.

No. Tour Journey corre en el navegador, en escritorio y en celular, y se puede agregar a la pantalla de inicio desde el navegador para que abra a pantalla completa como una app. No hay nada que aprobar en App Store ni Play Store, y las actualizaciones llegan solas.

El día que el staff ya abrió queda guardado en su teléfono. Si al recargar no hay señal, la app muestra ese último día guardado con un aviso de «sin conexión» en vez de una pantalla en blanco: sigue viendo salidas, pickups, pasajeros y notas.

Lo que no puede hacer sin señal es reportar: marcar un pickup o aceptar un kit necesita conexión y hay que rehacerlo al recuperarla — no queda en cola. Para el respaldo fuera del sistema, la operación del día se imprime y las reservas se exportan a Excel o PDF cuando quiera. El envío automático programado de esa exportación está en desarrollo y llega a Growth y Pro.

Se rastrea a personas, no a vehículos: el teléfono del guía o chofer que tiene su día abierto y dio su consentimiento. Si quiere seguir un microbús, deja un teléfono en el microbús — esa decisión es suya.

Lo que ve en la oficina es una columna de hora estimada de llegada en la Hoja del día: la pide para una salida y le dice cerca de dónde está la persona y cuánto le falta para el siguiente punto. También le marca los pickups reportados lejos del lugar donde debían ocurrir. Guardamos solo la última posición conocida, que se sobrescribe: no hay historial de recorridos, y eso es a propósito — está escrito en el acuerdo de datos que firmamos.

Hoy es una función en beta, que activamos operadora por operadora. En Starter se cobra aparte: $29 al mes incluye 5 personas rastreadas y $5 por cada persona adicional. Growth ya trae 5 personas y Pro 15, con el mismo $5 por adicional.

Por conexión directa. La configuración es de copiar y pegar: Bokun le da unos datos, los pega una vez en Tour Journey y queda listo — hay un tutorial paso a paso en el Centro de ayuda y lo hacemos con usted en la implementación. Desde ahí, cada reserva que se crea, modifica o cancela en Bokun llega acá en segundos con su código, estado y origen. Si una reserva cambia en Bokun, cambia aquí; si se cancela, se marca cancelada y sale de la hoja.

Además tiene una sincronización manual por rango de fechas —hasta 3 meses por corrida, y el sistema le avisa si el rango trae más de 1,200 reservas para una sola pasada— para traer lo viejo o rellenar un hueco, y la importación del reporte CSV de Bokun como último recurso. En el día a día no se usa ninguna de las dos.

Conecta la bandeja donde recibe esos correos. Tour Journey los lee y le propone un borrador de reserva con cliente, producto, fecha, hora, pax y titular ya rellenados. Usted revisa, corrige lo que haga falta y crea la reserva con un clic. El correo original queda vinculado a la reserva para cuando haya que consultarlo. Nada se crea sin que alguien lo haya visto — es una regla de diseño, no una configuración.

Va desde el plan Growth, que incluye unos 400 correos leídos al mes; Pro incluye cerca de 900. Si procesa más, se compran paquetes.

Tour Journey no cobra un porcentaje por reserva, nunca: paga la suscripción y unos centavos por actividad si excede lo que ya está incluido. Eso vale para todo lo que entra, venga de donde venga.

Ahora, seamos exactos con lo que existe hoy: tiene el catálogo de productos, tarifarios por cliente, horarios y cupos, creación de reservas desde la oficina y el ticket de confirmación al pasajero con enlace público, PDF y QR. Lo que todavía no está construido es la página pública donde el viajero reserva y paga solo. Está en el plan de desarrollo; cuando exista, lo va a ver anunciado.

Hoy la conexión directa es con Bokun, que a su vez distribuye a Viator, GetYourGuide y otras. Para canales que no pasan por Bokun, las reservas entran por correo (con el asistente) o se crean a mano. Tampoco hay todavía API pública ni webhooks de salida hacia otros sistemas.

Estamos evaluando conexiones adicionales según lo que pidan los operadores; si usa un canal específico, díganos cuál.

Una reserva puede quedar a nombre de un grupo en vez de un viajero, con la agencia como cliente y su referencia externa. Cada agencia tiene su tarifario, así que en las reservas que se crean en Tour Journey el precio que ve es el neto acordado con ella, no el público. En las que llegan de Bokun manda el monto y la comisión que reporta Bokun.

El reporte de ventas separa lo vendido por canal y le da los clientes y productos que más mueven.

Un producto como «Volcán + Catarata + Puentes» se opera como una sola reserva con varios tramos, cada uno con su hora, su guía, su vehículo y su lista de artículos. En la hoja se ve como un solo bloque con sus tramos numerados, así no se pierde el pasajero entre el tramo uno y el dos.

En la línea de tiempo del día: cada persona y cada vehículo en su fila, hora por hora, con lo que tiene asignado, los huecos entre salidas y las horas acumuladas. Un choque de horario se marca en rojo y una salida sin chofer se cuenta arriba. Puede filtrar por rol (guía, chofer, capitán, freelance) y ver vacaciones y días libres en la misma vista.

Sí, y es de las partes que más diferencian a Tour Journey. Cada producto tiene su lista de artículos por pasajero y por tramo: chalecos, botellas, snacks, toallas, gas. Cada mañana el sistema calcula el total del día para cargar una sola vez, y por salida muestra la lista para que proveeduría la marque al cargar, con el ticket impreso de esa salida.

Cada kit lleva un código QR: el staff lo escanea para aceptarlo al salir y para devolverlo al volver. Si vuelve con faltantes, proveeduría recibe el aviso con el detalle. Los combos que van en la misma hielera se unen en un solo kit.

La lista impresa va en todos los planes; la entrega y devolución con asignación en la app va desde Growth.

Con RFID todavía no. Cada artículo tiene un campo de código pensado para código de barras o RFID, pero no hay lectura ni integración construida encima.

Lo que sí funciona hoy es el ciclo del kit: se entrega con QR, se devuelve con QR, y el sistema compara lo que salió contra lo que volvió y avisa el faltante. Para toallas, chalecos o cascos que salen y vuelven en grupo, eso resuelve el conteo. Si su caso necesita pieza por pieza, háblelo en la demo.

Cada recurso se marca como propio o freelance, y cada persona tiene su rol. La línea de tiempo acumula horas por día y las salidas asignadas quedan registradas, así que al cierre del mes tiene la base para liquidar a un guía freelance o revisar cargas de trabajo. No es un sistema de planilla; es la fuente de datos para el que ya usa.

Una suscripción mensual que incluye una cantidad de actividades al mes, y unos centavos por cada actividad adicional. Starter $149 con 500 actividades, Growth $299 con 1,500, Pro $599 con 4,000. La actividad adicional cuesta $0.20 en Starter; en Growth, $0.20 hasta 2,500 y $0.17 después; en Pro, $0.12. Si pasa de 10,000 actividades al mes o maneja varias operaciones, armamos un plan a su medida.

Es lo contrario de los booking engines que cobran entre 1.5 y 6 % de cada venta: aquí, cuando sube el ticket promedio, la cuenta no sube con usted.

La unidad es la actividad, no la reserva ni el pasajero. Una reserva con tres tours cuenta como tres actividades; una actividad con 30 pax cuenta como una. Es la fila que aparece en la Hoja del día, la que consume asignación, kit y vista del staff.

Se cuentan por fecha de creación de la reserva, entre por Bokun, por correo o a mano. No cuentan: las canceladas antes del día en que iban a operar, la fila contenedora de un combo (esa no opera), ni las reimportaciones de una misma actividad. El periodo corre desde el día que activó la suscripción, no por mes calendario, así que no pierde días el primer mes.

• Hoja de operaciones, línea de tiempo de recursos, staff y proveeduría
• Importación de Bokun en tiempo real
• Creación de reservas propias, sin comisión por reserva
• Productos, tarifarios por cliente, clientes y ubicaciones
• Confirmación, modificación, cancelación y recibo al pasajero
• Reporte de ventas y exportación manual de reservas a Excel y PDF
• Impresión de tickets de salida
• Usuarios ilimitados con los roles del sistema
• Historial de cambios y bitácora de actividad administrativa
• Centro de ayuda, y almacenamiento según el plan: 2 GB en Starter, 4 en Growth y 8 en Pro

Growth agrega reservas por correo con IA (unos 400 correos leídos al mes, incluidos), partners con confirmación de un clic, entrega y control de kits en la app, y soporte por correo y WhatsApp en 24 horas. Pro agrega carga de trabajo y rotación de staff, roles propios y permisos configurables por departamento, ubicación del staff incluida hasta 15 personas, cerca de 900 correos leídos al mes, correos desde su propio dominio y soporte prioritario el mismo día con revisión trimestral.

La implementación inicial, cargo único: $500 en Starter, $900 en Growth y Pro.

La ubicación en vivo en Starter: $29 al mes con 5 personas rastreadas y $5 por cada persona adicional. Growth incluye 5 personas y Pro 15; de ahí en adelante, $5 por persona.

Y el consumo por encima de lo incluido: almacenamiento por encima de lo que incluye su plan ($0.60 por GB hasta 15 GB, $0.40 de ahí a 50) y paquetes de créditos de IA de $25, $60 o $150 —precio final, sin cargos por encima— que rinden unos 800, 2,100 y 5,400 correos. Visitas técnicas, capacitaciones extra y desarrollos a medida se cotizan.

Los primeros 10 operadores que entren tienen precio de fundador el primer año en cualquier plan: $99 al mes en Starter, $199 en Growth y $399 en Pro, con la implementación al 50 %. Al cumplir el año se retira el descuento y queda en la tarifa de lista de su plan, sin cambiar de plan ni de configuración.

A cambio pedimos lo que un fundador pide: uso real y retroalimentación franca.

El plan mensual no tiene plazo forzoso: se renueva solo y lo termina avisándonos por escrito con 30 días de antelación. Los periodos ya iniciados no se reembolsan, y tiene 30 días desde la terminación para llevarse su información.

El plan anual sí es un compromiso de 12 meses, y así lo decimos de frente: paga 10 mensualidades de la tarifa base por adelantado en un solo cargo, y a cambio el acceso le queda asegurado hasta el final del año pagado. Si se va antes, esa tarifa no se prorratea — salvo en dos casos, que también decimos de frente: si retiramos una funcionalidad sustancial, o si cambiamos el precio y no lo acepta, se le devuelve la parte no consumida. Los excedentes de actividades se siguen facturando cada mes.

Si no está seguro, arranque mensual y pásese a anual cuando quiera.

Los precios están en dólares sin impuestos. A empresas en Costa Rica se les agrega el 13 % de IVA y se emite factura electrónica; fuera de Costa Rica no aplica IVA. Puede pagar en colones al tipo de cambio de venta del BCCR del día de emisión, por transferencia o SINPE.

No, y es a propósito. Casi todas las operadoras ya tienen un sistema contable o administrativo que factura ante Hacienda, y duplicarlo genera más problemas que soluciones. Tour Journey usa su motor de Hacienda solo para facturarle a usted su suscripción.

Lo que sí le da hoy para el contador: reporte de ventas por periodo con desglose por canal, por cliente y por producto, y exportación de reservas a Excel con sus montos, fechas y estado de cobro. El reporte con comisión de OTA, tipo de cambio e impuestos desglosados reserva por reserva está en construcción — hoy esos datos no viven completos en el sistema.

Entre dos y cuatro semanas, según cuántos productos y tarifarios tenga. La primera semana configuramos productos, tarifarios, recursos y staff con usted; la segunda conectamos Bokun y el correo y migramos las reservas futuras; después una semana de operación acompañada, con su hoja real, antes de soltar la de papel.

Las reservas futuras de Bokun entran solas apenas se conecta, y además hacemos una sincronización hacia atrás por rangos para traer lo que ya estaba.

Lo que tenga en hojas de cálculo u otro sistema lo migramos nosotros como parte de la implementación: nos pasa el archivo y lo convertimos. No es un importador genérico de autoservicio. El histórico se migra si lo necesita para reportes; si no, se archiva como respaldo.

No. Recomendamos operar en paralelo durante la primera semana real: la hoja de siempre y Tour Journey lado a lado. Cuando el equipo confía en la nueva, se deja la vieja. Casi nadie vuelve atrás después de una semana.

Con un tutorial de dos minutos en el celular, más una salida acompañada. Lo que el guía o chofer necesita hacer cabe en tres gestos: ver su día, marcar cada pickup como recogido o no-show, y aceptar y devolver el kit con el QR. El resto lo hace la oficina.

Su equipo, según el rol que le des: ocho roles de sistema —Admin, Operador, Reservas, Lector, Finanzas, RRHH, Staff de Campo y Proveeduría—. En el plan Pro puede además ajustar los permisos de cada rol y crear roles propios por departamento.

Cada empresa entra por su propio subdominio. Por debajo es una base de datos compartida con separación lógica por empresa: cada consulta se delimita por la empresa de la sesión autenticada en el servidor, nunca por un dato que mande el navegador, y ese alcance se repite en cada escritura. Todas las tablas llevan además seguridad a nivel de fila activada. Ningún cliente de Tour Journey ve los datos de otro.

El equipo de Tour Journey accede solo para resolver un incidente o una solicitud de soporte, cumplir la ley o proteger la plataforma, bajo mínimo privilegio y con deber de confidencialidad contractual.

Es la pregunta correcta, y la respondemos con medidas, no con promesas: separación lógica por empresa en cada consulta y cada escritura, acceso del equipo de Tour Journey bajo mínimo privilegio y limitado a soporte, ley o seguridad, y un acuerdo de confidencialidad y de tratamiento de datos firmado con cada cliente.

Ese acuerdo le da derecho a una auditoría por año, con 30 días de aviso. Y dentro del sistema, el administrador de su empresa ve la bitácora de las acciones administrativas de su propia cuenta. La operadora donde nació el sistema es un cliente más, con las mismas paredes que todos.

En infraestructura en la nube en Estados Unidos, con cifrado en tránsito y en reposo y respaldos automáticos diarios con 7 días de retención. Las contraseñas las gestiona un proveedor especializado y nunca son accesibles para Tour Journey.

Las cuentas de administración pueden activar verificación en dos pasos, y el servidor la exige de verdad una vez activa. Hay límite de intentos de ingreso por cuenta y por dirección IP, y una bitácora de eventos de seguridad con alertas por correo.

Los datos son suyos; el sistema es el que alquila.

Desde el propio sistema exporta cuando quiera las reservas a Excel y PDF, con filtros por fecha y cliente, e imprime la operación de cualquier día. Para llevarse el resto — clientes, productos, tarifarios, histórico completo — le preparamos la exportación nosotros, sin costo y sin condiciones. Y si termina el contrato, tiene 30 días para pedirla.

Se usan para operar la reserva (confirmar, recoger, comunicar) y para sus reportes. No se comparten con terceros ni se usan para otra cosa.

Los archivos y correos adjuntos se purgan solos según la retención que usted configura (por defecto 36 meses). Para borrar o anonimizar los datos personales de una reserva pasada — porque lo pide su política o un titular ejerce su derecho — lo hacemos nosotros a su solicitud, sin costo; todavía no es un botón dentro del sistema.

Por correo en todos los planes, en horario de operación de Costa Rica. Desde Growth se suma WhatsApp con respuesta dentro de 24 horas, que es el canal para lo urgente durante la operación del día; Pro tiene prioridad el mismo día y una revisión trimestral con nosotros.

Además tiene el Centro de ayuda dentro del sistema, con guías paso a paso.

Muchas de las funciones actuales salieron de pedidos de operadores. Cuéntenos el problema, no la solución: si es algo que le sirve a más de uno, entra al plan de desarrollo y llega para todos. No hacemos versiones a medida de una sola operadora — un sistema con ramas privadas termina siendo más frágil para quien lo pidió que para nadie.